Le calendrier
- 1er juillet 2025 : un arrêté modifie l'arrêté du 9 février 2009 relatif aux modalités d'immatriculation des véhicules et crée ses articles 18-8 à 18-10.
- 1er août 2025 : entrée en vigueur. Les nouvelles habilitations sont soumises à l'obligation d'archivage.
- 1er août 2026 : fin du délai d'un an laissé aux professionnels déjà habilités pour signer un avenant. À défaut, l'habilitation est retirée de plein droit.
Si vous êtes habilité et que vous n'avez pas encore régularisé votre situation, prenez contact avec votre préfecture sans attendre un contrôle.
Ce que dit l'article 18-8
Le professionnel de l'automobile habilité archive les pièces justificatives constituant le dossier d'immatriculation sous format dématérialisé sécurisé, et dans une qualité suffisante pour assurer l'authenticité des documents. Il peut en outre conserver des archives sous format papier.
L'archivage des documents est réalisé au moyen d'un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité en vigueur, souscrit par le professionnel, permettant un accès en consultation à distance par les services du ministère de l'intérieur.
Les dossiers d'immatriculation sont archivés par le professionnel de l'automobile pour une durée de cinq ans, au terme de laquelle ce dernier les détruit.
Concrètement, le texte pose cinq exigences :
- des pièces numérisées dans une qualité qui garantit leur authenticité ;
- un coffre-fort numérique conforme aux normes de sécurité en vigueur ;
- un coffre souscrit par le professionnel lui-même, au nom de l'entreprise habilitée ;
- un accès en consultation à distance pour les services du ministère de l'intérieur ;
- une conservation de cinq ans, suivie de la destruction du dossier.
Ce que la préfecture contrôle
Le préfet procède aux contrôles de l'activité du professionnel habilité sur pièces, sur place et à distance via l'accès au coffre-fort numérique. Il détient un droit d'évocation de tous documents détenus par le professionnel liés à l'immatriculation des véhicules et au système de traitement automatisé prévu à l'article L. 330-1 du code de la route.
Lors d'un contrôle, préparez-vous à montrer :
- que chaque dossier d'immatriculation est complet et lisible ;
- que l'agent peut consulter les dossiers à distance, sans que vous ayez à les lui envoyer un par un ;
- que les dossiers de plus de cinq ans ont bien été détruits ;
- que vous pouvez restituer rapidement tout document lié à l'immatriculation : le droit d'évocation ne se limite pas aux dossiers archivés.
Plusieurs préfectures demandent aussi une attestation décrivant le coffre-fort utilisé et la façon dont il répond à ces exigences.
Durée de conservation : cinq ans, puis destruction
La durée est fixée par l'article 18-8 : cinq ans. Elle s'applique aux pièces du dossier d'immatriculation. Les autres documents de l'entreprise (factures, bulletins de paie, pièces fiscales) suivent leurs propres durées légales.
Deux points méritent attention. D'abord, le texte ne précise pas le point de départ des cinq ans ; la date de la demande d'immatriculation est une lecture prudente. Ensuite, la destruction à l'échéance incombe au professionnel : conserver « au cas où » au-delà de cinq ans n'est pas conforme.
Sanctions
L'article 18-10 permet au préfet de suspendre ou de retirer l'habilitation en cas de manquement, après une procédure contradictoire. En cas d'urgence, la suspension peut intervenir sous 48 heures. Par ailleurs, la loi du 13 juin 2025 a créé une enquête administrative préalable à l'habilitation SIV.
Se mettre en conformité : la marche à suivre
- Souscrire un coffre-fort numérique au nom de l'entreprise habilitée (raison sociale, SIRET). Le texte exige un coffre « souscrit par le professionnel ».
- Numériser chaque dossier d'immatriculation dans une qualité suffisante : pièces lisibles, complètes, rattachées au bon véhicule.
- Ouvrir l'accès à distance aux services du ministère de l'intérieur, en lecture seule.
- Transmettre à votre préfecture les éléments qu'elle demande, en général une attestation décrivant le coffre-fort.
- Organiser la destruction des dossiers au terme des cinq ans, et en garder la trace.
CLOUDSIV couvre ces étapes. Voir comment le coffre-fort numérique CLOUDSIV répond à chaque exigence.
Textes de référence
- Arrêté du 1er juillet 2025 modifiant l'arrêté du 9 février 2009 (Légifrance)
- Arrêté du 15 décembre 2025 : enquête administrative de sécurité (Légifrance)
- Loi n° 2025-532 du 13 juin 2025 : code de la route, art. L. 330-1-1 (Légifrance)
Page d'information rédigée par CLOUDSIV, service privé indépendant de l'administration. Seuls les textes publiés au Journal officiel font foi ; votre préfecture reste seule juge de votre conformité. Mise à jour : novembre 2026.
Questions fréquentes
L'archivage en coffre-fort numérique est-il obligatoire depuis le 1er août 2026 ?+
Oui. L'obligation figure à l'article 18-8 de l'arrêté du 9 février 2009, créé par l'arrêté du 1er juillet 2025, entré en vigueur le 1er août 2025. Les professionnels déjà habilités à cette date disposaient d'un an pour signer un avenant, soit jusqu'au 1er août 2026. Depuis, elle s'applique à tous les professionnels habilités.
Combien de temps faut-il conserver un dossier d'immatriculation ?+
Cinq ans. Au terme de cette durée, le professionnel détruit le dossier (art. 18-8). La destruction est une obligation, pas une option. Le texte ne fixe pas le point de départ des cinq ans : la date de la demande d'immatriculation est une lecture prudente.
La norme NF Z 42-020 est-elle obligatoire ?+
L'arrêté ne cite aucune norme. Il exige un coffre-fort numérique « conforme aux normes de sécurité en vigueur ». La norme NF Z 42-020, qui décrit un composant coffre-fort numérique, sert de référence sur le marché. L'appréciation appartient à la préfecture.
Puis-je continuer à garder mes dossiers papier ?+
Oui, en complément. L'article 18-8 permet de conserver aussi des archives papier, mais l'archivage dématérialisé dans un coffre-fort numérique est obligatoire.
Que risque un professionnel qui ne respecte pas ces obligations ?+
Le préfet peut suspendre ou retirer l'habilitation après une procédure contradictoire (art. 18-10). En cas d'urgence, la suspension peut intervenir sous 48 heures. Pour les professionnels habilités avant la réforme, l'absence d'avenant dans le délai d'un an entraîne le retrait de plein droit de l'habilitation.
Mettre votre archivage en règle
Le plan Découverte est gratuit et sans carte bancaire. Vous déposez vos premiers dossiers, vous téléchargez l'attestation d'archivage et vous la transmettez à votre préfecture.